Los costos suben todos los meses. Los precios se actualizan cuando alguien se acuerda.
Entre esas dos frases está uno de los agujeros más silenciosos del negocio grafico. No hay un día en que las cosas salgan mal: simplemente cada trabajo deja un poco menos que el anterior, y el cambio es tan gradual que no se nota hasta que un mes cerrás peor sin poder explicar por qué.
El problema no es no saber, es no tener cuándo
Nadie desconoce que el papel aumentó. El tema es que actualizar precios no es una tarea que tenga momento asignado. No hay un cliente esperando, no hay una máquina parada, no vence nada. Entonces se hace cuando hay un rato libre, y en una imprenta un rato libre es una cosa rara.
Así que se termina actualizando por evento: alguien cotiza, ve que el número quedó viejo, y arregla ese ítem. El resto de la lista sigue esperando su turno. Convivís con una lista donde algunos precios son de este mes y otros de hace un año, y no hay forma de saber cuáles son cuáles.
Después aparece la otra mitad del problema. Cuando finalmente decidís actualizar, es una tarde entera de tocar ítem por ítem. Y como es una tarde entera, se posterga. Y como se posterga, la próxima vez es peor.
Qué se puede hacer distinto
Que el costo esté en un solo lugar. Si el precio del material vive en la ficha del material y todo lo que se cotiza lo toma de ahí, actualizar ese costo alcanza para que los presupuestos nuevos salgan bien. No hay que revisar cada producto que lo usa.
Que subir precios sea una acción y no una tarde. Si la mayoría de tus precios se mueven juntos —porque subió el papel, o porque hubo un ajuste general— tiene que poder aplicarse de una vez sobre un conjunto, no ítem por ítem.
Y que la diferencia entre clientes no dependa de tu memoria. El precio de mayorista, el del cliente de siempre y el del que compra una vez no tienen que ser tres números que recordás: tienen que ser una regla que se aplica sola.
Cómo lo resuelve PPM
En PPM los materiales y los servicios tienen su costo cargado, y el presupuestador los toma de ahí. Cuando actualizás el costo de un material, lo que se cotice desde ese momento ya sale con el valor nuevo, sin tocar nada más.
Para los ajustes generales hay actualización masiva de precios: elegís el conjunto y aplicás el porcentaje de una sola vez. Lo que era una tarde pasa a ser un minuto, y eso cambia la frecuencia con la que te lo permitís hacer — que es el punto real.
Y para la diferencia entre clientes están las listas de precios: definís una vez el ajuste que corresponde a cada tipo de cliente y se lo asignás a cada uno. Cuando cotizás, el sistema aplica la lista del cliente sin que tengas que acordarte. Si hay un producto que siempre se cobra igual —porque es una promoción o porque no da margen para diferenciar— se lo puede marcar para que ignore las listas.
Lo que el sistema no hace
Conviene decirlo: PPM no se entera solo de que el papel aumentó. El costo lo tenés que cargar vos cuando llega la factura del proveedor.
Lo que cambia no es que desaparezca esa tarea, es que deja de multiplicarse. Cargás un costo, y todo lo que dependía de él queda al día. La diferencia entre actualizar una cosa y actualizar cuarenta es lo que hace que efectivamente se haga.
Por dónde empezar
Si tenés la lista desactualizada hace rato, no intentes ordenarla toda de una. Empezá por los materiales que más usás —seguramente son unos pocos los que aparecen en la mayoría de tus trabajos— y dejá el resto para después.
Con esos al día, la mayor parte de lo que cotices ya sale con números reales. El resto se acomoda solo, la próxima vez que alguien pida algo que hace rato no vendías.
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